Intro

Wil jij mee bouwen aan een sterke interventiewerking die elke dag klaarstaat om mensen in nood te helpen?  

Binnen Rode Kruis-Vlaanderen zetten duizenden vrijwilligers zich in voor rampenparaatheid en repatriëringen, hulpposten op events, dringend- en niet-dringend patiëntenvervoer en nieuwe projecten zoals vrijwilligerskorpsen en de Medische Eenheid.  

Als administratief medewerker zorg je mee voor een vlotte en efficiënte werking van de dienst. Je ondersteunt de opvolging van processen, dossiers en projecten en draagt zo rechtstreeks bij aan het realiseren van onze operationele en strategische doelstellingen.

Functiebeschrijving

Als stafmedewerker Interventie neem je onder andere volgende taken op:  

• Administratieve en organisatorische ondersteuning:
  • Beheren en opvolgen van de algemene mailboxen en administratieve informatiestromen;
  • Ondersteunen bij de voorbereiding, planning en opvolging van vergaderingen, overlegmomenten en evenementen;
  • Bewaken van administratieve processen, acties en afspraken en zorgen voor een correcte opvolging;
  • Instaan voor een correcte documentatie en archivering van dossiers;
  • Onderseuning bieden aan uiteenlopende initiatieven binnen de dienst, waaronder de Gemeentelijke vrijwilligerskorpsen, de Medische Reserve Eenheid en toekomstige projecten. 
• Dossier- en procesopvolging:
  • Opvolgen van administratieve dossiers en zorgen voor een accurate verwerking van informatie;
  • Ondersteunen bij de opvolging van contracten, overeenkomsten, aanbestedingen en andere administratieve verplichtingen;
  • Detecteren van knelpunten binnen administratieve processen en formuleren van verbetervoorstellen. 
• Bestellingen en middelenbeheer:
  • Verwerken en opvolgen van bestellingen;
  • Onderhouden van contacten met leveranciers en opvolgen van leveringen;
  • Zorgen voor een correcte administratieve afhandeling van aankoop- en bestelprocessen.
• Ondersteuning van medewerkers en vrijwilligers:
  • Ondersteunen bij het onthaal en de administratieve opstart van nieuwe medewerkers;
  • Bieden van administratieve en organisatorische ondersteuning aan medewerkers, vrijwilligers en projectverantwoordelijken. 

Jouw profiel

• Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring. 
• Je hebt ervaring in een administratieve, organisatorische of ondersteunende functie. 
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig. 
• Je kan zelfstandig werken binnen duidelijke afspraken en processen. 
• Je bent sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen. 
• Je bent communicatief vaardig. 
• Je neemt initiatief en denkt actief mee na over verbeteringen. 
• Je hebt een goede kennis van Microsoft 365-toepassingen. 

Ons aanbod

• Een voltijdse functie met een contract van onbepaalde duur. 
• Je draagt bij aan maatschappelijke impact en werkt mee aan initiatieven die bijdragen aan een goed georganiseerde hulpverlening.
• Ruimte voor initiatief, autonomie en professionele ontwikkeling. 
• Een veelzijdige functie met veel afwisseling: geen dag is hetzelfde en je krijgt zicht op verschillende aspecten van de dienst.
• Je bouwt brede expertise op in administratieve processen, dossierbeheer en organisatie.
• Een aantrekkelijk loon volgens de geldende barema's, aangevuld met een uitgebreid pakket extralegale voordelen (o.a. groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, fietsvergoeding en een gunstige regeling voor woon-werkverkeer).  

Plaats van tewerkstelling

• Mechelen