Management Assistant, Directiesecretariaat

Intro

Met ruim 13.000 vrijwilligers en meer dan 1600 personeelsleden komt Rode Kruis Vlaanderen op voor kwetsbare mensen in binnen- en buitenland. We zijn actief, in woord en daad, op het gebied van rampenbestrijding, zelfredzaamheid, bloedvoorziening en zorg voor kwetsbaren. Deze vier krachtlijnen worden vertaald in een grote verscheidenheid aan activiteiten die van Rode Kruis-Vlaanderen een aantrekkelijke werkgever maken. We dragen professionaliteit dan ook hoog in het vaandel en leggen hierbij de focus op kwaliteit, efficiëntie en resultaatgerichtheid.

Ter ondersteuning van ons directiesecretariaat gaan we op zoek naar een gedreven Management Assistant die het directiesecretariaat zal vervoegen en verschillende directies (de CEO, directeur HR en algemeen secretaris) bijstaat in hun werkzaamheden op administratief-organisatorisch vlak.

Functiebeschrijving

• Je organiseert en coördineert evenementen zoals het personeelsfeest, nieuwjaarsreceptie, kadervergaderingen, … Je bent hieromtrent het aanspreekpunt voor interne en externe contactpersonen en volgt de praktische en logistieke zaken op. 
• Je bent verantwoordelijk voor het boeken van zakenreizen voor de directieleden. Voor andere zakenreizen binnen de organisatie neem je een coördinerende rol aan. Je onderhoudt hieromtrent ook contacten met externe partijen.
• Je verzorgt een vlotte administratie en werkorganisatie, in perfecte tandem met je collega’s van het directiesecretariaat: nalezen en redigeren van documenten, centraal beheren van documenten o.a. in SharePoint, verzorgen e-mailverkeer en correspondentie, plannen van overlegmomenten, …
• Je volgt op proactieve wijze de agenda/planning van de directieleden op en biedt ondersteuning waar nodig.
• Je treft de nodige praktische voorbereidingen voor vergaderingen, je bereidt vormelijk de presentaties en overzichten voor. Tijdens directievergaderingen notuleer je en zorg je voor de opmaak van de verslagen.
• Je zorgt samen met je collega voor de continuïteit van de werking van het Algemeen Secretariaat.
• Je rapporteert aan de verantwoordelijke directiesecretariaat.

Jouw profiel

• Je bezit een bachelor diploma en kan reeds een stevige ervaring in een vergelijkbare functie voorleggen.
• Je bent een betrokken persoon met een passie voor snelle en accurate afhandeling van verschillende taken. Je houdt van correct en gedetailleerd werk maar je kan ook ten allen tijde een overzicht bewaren.
• Je stelt je proactief op en legt graag nieuwe ideeën op tafel om de interne werking te verbeteren. Tegelijkertijd ben je een teamspeler die samenwerken hoog in het vaandel draagt.
• Een gezonde dosis assertiviteit in combinatie met een discrete, diplomatische en integere houding kenmerken je als persoon.
• Je bent correct en duidelijk in je mondelinge en schriftelijke communicatie, waarbij je over een goed taalgevoel beschikt (sporadisch behandelen van Franse en Engelse geschreven of mondelinge boodschappen en documenten).
• MS Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint) kent voor jou weinig geheimen, je bent hiernaast algemeen computervaardig.

Ons aanbod

• Een gevarieerde functie met ruime verantwoordelijkheden op een hoog niveau binnen de organisatie.
• Een boeiende, professionele werkomgeving met een ervaren team.
• Voltijdse tewerkstelling op basis van 38u/week.
• Een marktconforme verloning aangepast op je eigen ervaring met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, groepsverzekering, fietsleaseplan,…
• Contract van onbepaalde duur.

Plaats van tewerkstelling

Rode Kruis -Vlaanderen, Hoofdzetel, Motstraat 42, 2800 Mechelen.